De ondernemers hebben een bewaarplicht. De administratie moet ten minste 7 jaar bewaren, gerekend van de datum van de definitieve aanslag.
Wat moet u bewaren? (bron website belastingdienst)
Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). Wij streven echter naar zo min mogelijk administratieve lasten en hanteren soms kortere bewaartermijnen. Hoe lang u uw administratie moet bewaren, hangt af van het belang dat wij hebben bij de verschillende soorten gegevens in uw administratie. Bepaalde onderdelen van uw administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Daarbij moet u denken aan:
- het grootboek
- de debiteuren- en crediteurenadministratie
- de voorraadadministratie
- de in- en verkoopadministratie
- de loonadministratie
De basisgegevens moeten 7 jaar bewaard blijven. Na deze termijn vragen wij deze gegevens niet meer bij u op.
Uitzondering:
In verband met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u de gegevens van onroerende zaken 10 jaar bewaren.
Voor de overige gegevens kunt u met ons afspraken maken over kortere bewaartermijnen dan 7 jaar. Voor de basisgegevens en de overige gegevens kunt u met ons afspraken maken over:
- de vorm waarin u de gegevens bewaart (op papier of elektronisch)
- het detailniveau (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa)
Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd.
De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en bestanden. U moet er dus ook voor zorgen dat deze programma's en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. Met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoet u niet aan uw bewaarplicht. Wel kunt u, onder bepaalde voorwaarden, bestanden en andere gegevens in een andere vorm bewaren. Dit wordt conversie genoemd. De voorwaarden zijn:
U zet alle gegevens over.
U zet de gegevens inhoudelijk juist over.
U zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is.
U kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken.
U zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd.
Het is verstandig om, voordat u tot conversie overgaat, uw plannen aan ons voor te leggen.
Laat u (een deel van) uw administratie verzorgen door een computer- of loonservicebureau? Dan vallen de gegevensdragers van die servicebureaus waarop gegevens staan over uw onderneming, ook onder de fiscale bewaarplicht.
Wat hoort er allemaal bij uw administratie?
Alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt op papier of in digitale vorm, horen bij uw administratie. Voorbeelden hiervan zijn:
- kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
- financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
- tussentijds gemaakte controle berekeningen
- ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
- bankafschriften
- contracten, overeenkomsten en andere afspraken
- agenda's en afsprakenboeken
- correspondentie
- software en databestanden
Veel gegevens worden eerst digitaal vastgelegd. Het gaat hierbij niet alleen om de bestanden van de financiële administratie, maar bijvoorbeeld ook om de zakelijke agenda die u bijhoudt met uw mobiele telefoon. Of de verkoopgegevens die u registreert met een kassasysteem en de administratie en delen van het bedrijfsproces (zoals verkoop via een webwinkel) die via internet gaan.

U kunt uw administratie inrichten en bijhouden op een manier die past bij uw onderneming. U moet er wel rekening mee houden dat uw administratie de basis is voor uw aangiften. Als uw administratie niet volledig is en niet binnen een redelijke termijn te controleren is of als u uw administratie niet lang genoeg bewaart, dan kan dat vervelende gevolgen hebben. Wij kunnen dan uw omzet en winst vaststellen en de belasting berekenen.
(Bron belastingdienst)
Digitaal dat mag, maar moet in bepaalde gevallen ook.
Dat blijkt uit een recente uitspraak van de Hoge Raad (uitspraak van de Hoge Raad van 25 juni 2015) (ECLI:NL:HR:2015:1740)
De rechter bepaalde wanneer er bij een boekenonderzoek of te wel belastingcontrole een verschil van mening is over de omzet de ondernemer de detailgegevens van de kassa niet digitaal kan aanleveren, gesteld kan worden dat er niet wordt voldaan aan de administratie- en bewaarplicht. Het gevolg kan zijn dat de bewijslast wordt omgekeerd en verzwaard.
Per branche kunnen de voorwaarden verschillen. Voordat u het archief gaat opruimen is het verstandig om van te voren contact met uw accountant, belastingadviseur of boekhouder op te nemen.

Desgewenst kan Administratie en Advies ROVé Beuningen u adviseren.

Keurmerk kassasystemen
Leveranciers van kassasystemen hebben een keurmerk voor kassasystemen ontwikkeld: 'Keurmerk Betrouwbare Afrekensystemen'. Het keurmerk garandeert een gesloten kassasysteem. Deze techniek voorkomt misbruik en beschermt u tegen ongewenste wijzigingen in uw gegevens. Dit keurmerk bevordert het vertrouwen van uw bank, uw adviseur en de Belastingdienst dat uw kassasysteem betrouwbare informatie levert. In het toezicht van de Belastingdienst kan dit ook tijdwinst opleveren. (Bron belastingdienst)

.