Administratie en Advies ROVé
Samen ondernemen


Tips van Rob

Digitale facturen
Denk groen maar ook aan de kosten. Steeds vaker worden facturen digitaal verstuurd. Dat scheelt niet alleen enveloppen en postzegels maar ook ordners en kastruimten.
Maar zorg dat de digitale facturen vindbaar blijven. Maak daarom een aparte mailbox aan en stel de afzender ervan op de hoogte. Wanneer het niet mogelijk is om een aparte mailbox te maken denk dan aan een hotmail account. Zo'n account is niet alleen gratis maar de mail en dus ook de facturen blijven een lange tijd bewaard.

Tip:
Bij de meeste providers heeft u de beschikking over tenminste 5 mailadressen. Maak daarom een aparte mailadres waarop u de digitale facturen ontvangt. Maar sla periodiek de ontvangen facturen in een aparte map op.
Met het administratiepakket heeft u de mogelijkheid om een kopie van de factuur bij de boeking op te slaan, dat is wel zo gemakkelijk.

Bankafschriften
De banken en andere financiële instellingen stoppen steeds vaker met het versturen van papieren afschriften. Het kosten van het opvragen van een kopie afschrift lopen al snel op tot zo'n € 5,00 per kopie.
Bij de meeste banken kunnen de bankafschriften zo'n 12 tot 18 maanden worden ingezien. Voor ondernemers geldt een bewaarplicht van minimaal 7 jaar.
Het is daarom belangrijk om de afschriften op papier uit te printen of digitaal in een PDF bestand op te slaan. PDF is een afkorting van Portable Document Format en kan met de meeste programma's worden gelezen.
Een ondernemer moet behalve de zakelijke bankafschriften ook zijn of haar privé bankafschriften te bewaren.

Tip:
Print de afschriften elke maand in pdf formaat en sla deze in een digitale map op.
In de meeste gevallen worden de bankmutaties digitaal ingelezen. Dat bespaart niet alleen tijd maar voorkomt ook boekingsfouten.

Abonnementen
In de praktijk wordt zo'n 20 tot 30% van de vakbladen en andere magazines, waarvoor u jaarlijks contributie of abonnementsgeld betaald, niet gelezen. Hetzelfde geldt voor software waarvoor u jaarlijks een onderhoudsbijdrage verschuldigd bent of advertenties in bladen dat geen geld oplevert.
Dat is natuurlijk zonde van het geld, u moet er immers voor werken.

Tip:
Neem tenminste één maal per jaar de tijd om de abonnementen onder de loep te nemen. In principe hoeft dat niet veel tijd in beslag te nemen, draai gewoon de grootboekrekening contributie en abonnementen of software uit. De meeste contracten moeten schriftelijk, liefst per aangetekende post, worden opgezegd.



Privé boekhouding
Net als een bedrijf heeft ook gezin te maken met inkomsten en uitgaven. Het mooiste is wanneer de uitgaven minder zijn dan de inkomsten zodat er ook nog geld naar de spaarrekening kan. In dat geval is het huishoudboekje op orde.

Voor het maken van een dergelijk overzicht adviseert ROVé Beuningen om Cash Flow aan te schaffen. Met het programma kunnen van meerdere bankrekeningen een leesbaar overzicht gemaakt worden en kan tevens een budget worden gemaakt.

Let goed op uw onderneming
Bij de meeste faillissementen is er sprake van kapitaalvernietiging en het harde werken wordt veelal beloond met een fikse schuld.
In een aantal gevallen valt er gewoon weg niet aan een faillissement te ontkomen, de vraag naar een product of dienst kan plotseling afnemen waardoor u niet in de gelegenheid bent om een alternatief te zoeken.
Maar in heel veel gevallen is er sprake van te weinig inzicht in de financiële situatie van de onderneming.

Het is daarom belangrijk om de administratie regelmatig bij te houden. Regelmatig kan zijn dagelijks, wekelijks of zelfs maandelijks, dat heeft te maken met de omvang en soort onderneming. Een kleine onderneming met een beperkt aantal klanten of leveranciers hoeft niet dagelijks de hele administratie bij te werken. In de meeste gevallen weet de ondernemer wel zelf hoe de stand van zaken ongeveer is.

Werk uw administratie daarom periodiek bij en maak daarbij gebruik van bijvoorbeeld internetboekhouding. Administratie en Advies ROVé in Beuningen adviseert de cliënten hoe vaak de administratie bijgehouden moet worden om een verantwoord financiëel inzage te krijgen en te houden.

Daarnaast stelt ROVé Beuningen vaak ondernemersplannen voor startende en gevestigde ondernemers op. Dit kunnen ondernemers in het MKB zijn maar ook de vrije beroepsbeoefenaars zoals psychologen, huis-en tandartsen en architecten. Zo houdt u op een verantwoorde wijze de vinger aan de pols.
De ondernemers die hun bedrijf in de vorm van een eenmanszaak, vennootschap onder firma of een maatschap voeren lopen met hun privé vermogen een extra risico. Immers zij zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de schulden van de onderneming.
Dat in tegenstelling tot bijvoorbeeld de besloten vennootschap, formeel is de ondernemer tot de inbreng van onderneming aansprakelijk. Tenzij niet aan alle wettelijke voorwaarden is voldaan. Denk daarbij aan het tijdig melden van betalingsonmacht bij de belastingdienst en pensioenfondsen of het niet tijdig deponeren van de jaarstukken.

Kies de juiste ondernemingsvorm

Dat geldt niet alleen voor startende ondernemers maar ook voor ondernemingen die al actief zijn. Administratie en Advies ROVé Beuningen adviseert ook in de keuze van de ondernemingsvorm op basis van fiscale én juridische motieven. Maar kijkt ook naar de toekomst, immers niet alleen vandaag telt maar de dag van morgen is evenzo belangrijk.

Wilt u meer informatie over de ondernemingsvormen, neem dan contact op met ROVé Beuningen.

Zelf boekhouden
Dat lijkt ingewikkeld maar de dagelijkse boekingen en facturatie kunt u zelf doen. Daarvoor blijft u zicht houden op uw eigen financiële positie en, niet onbelangrijk, u kunt er veel accountantskosten mee besparen.
Administratie en Advies ROVé in Beuningen kan u adviseren.

Digitaliseren
Opgeruimd staat netjes
Praktijkvoorbeeld digitaliseren van de administratie
Samen met een van onze medewerkers toog onze cliënt naar Staples Nijmegen om een scanapparaat te kopen. Er zijn tal van scanapparaten tegen een redelijke prijs te koop. Gekozen werd voor een vlotte scanner met kopiëer en printfuncties, in dit geval een HP Officjet Pro 8620. Omdat de scanwerkzaamheden weliswaar telkens door cliënt waren uitgesteld had ons kantoor een stagiare van het R.O.C. geregeld. Uiteraard moet een student met een stageopdracht wel de nodige kennis opdoen. Dat was niet alleen de gedachte van onze cliënt maar ook van ROVé Beuningen.

De student had economie en administratie als vakkenpakket had kwam dat goed uit. Onder administratie valt niet alleen het boekhouden maar ook het efficient opbergen van de administratie, het archiveren.
De werkzaamheden bleven niet alleen beperkt tot het scannen van de administratie maar ook het schrijven van een handleiding en andere toepassingen op het gebied van efficiënt beheer van de financiële administratie. Een win-win situatie.

Met gezamenlijke inspanning slaagden de ondernemer en de student erin om 7 jaar administratie in 6 weken te digitaliseren. Er moest weliswaar een behoorlijke inhaalslag worden gemaakt maar het resultaat mag er zijn. De cliënt heeft maar liefst 28 vierkante meter kantoorruimte erbij gekregen, de ordners namen deze ruimte in beslag.

Bovendien blijft het zoeken van inkoopfacturen beperkt tot een druk op de knop en het ingeven van bepaalde zoekfuncties.
In combinatie met het wijzigen van het boekhoudsysteem bespaart de cliënt niet alleen opslagruimte maar wordt ook de administratie voor zo'n 55% geautomatiseerd verwerkt waarbij de cliënt overzicht blijft houden op de financiële administratie.
Voordat u zich zorgen maakt over het aantal uren en dagen hiervoor, wees gerust, doe het stap voor stap en begin met de administratie van het lopend jaar. Met de scanmodule van Snelstart vangt u 2 vliegen in één klap, u scan een factuur en deze wordt automatisch in uw administratie verwerkt. 
Dit is een van de praktijkvoorbeelden waaraan Administratie en Advies ROVé Beuningen heeft meegewerkt.
Met een moderne visie de toekomst tegemoet gaan.

Beveilig uw bestanden
Maar met het slechts digitaliseren bent u er nog niet. Een hard disk kan kapot gaan ( crashen ) of per ongeluk heeft u een van de vele afpersingsmails (randsomware) geopend. Fraudehelpdesk.
Naast overzichtelijk digitale mapjes waarin u de bestanden opslaat is een backup erg belangrijk. Uiteraard kunt u ook automatisch een backup laten maken, daarvoor heeft u een backup programma nodig. Maar u kunt de gegevens ook op een server of in de cloud opslaan.

 
 
 
E-mailen
Bellen